Functionaliteiten

Het urenregistratiesysteem die wij voor uw uitzendbureau ontwikkeld hebben bevat onder andere de volgende functionaliteiten:

Urenregistratie 100% online
Actuele stand reserveringen
Digitale handtekening
Eigen huisstijl aanpasbaar op kleur en logo.
Zoekfunctie en rapportages bij uren, relaties, flexwerkers en documenten
Uitzendbureau omgeving (backoffice functie)
Apparaten

Desktop, browser en smartphone

Waar u ook bent wij vinden het belangrijk dat u, uw klanten en flexwerkers onlineUUR kunnen gebruiken. Maakt u gebruik van een desktop, laptop en of smartphone? onlineUUR werkt altijd en overal.

Dit noemen ze Responsive webdesign. Responsive webdesign is een benadering van webdesign waarbij onlineUUR streeft naar een optimale gebruikerservaring voor een breed scala aan apparaten (van desktop computerschermen tot mobiele telefoons).

Het volledige ontwerp van onlineUUR schaalt dan ook mee met de afmetingen van het scherm die u als gebruiker gebruikt, dit alles zonder in te leveren op leesbaarheid van tekst of bruikbaarheid van de interface.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

APP

Hoe mooi zou het zijn dat uw flexwerkers en klanten uw eigen uitzendbureau uren APP op hun smartphone hebben geïnstalleerd?

De smartphone is voor vele Nederlanders namelijk een verlengstuk van hun leven. onlineUUR is zo en zo responsive gebouwd en kan op iedere smartphone gebruikt worden. Wilt u nog meer gemak? Dan is onlineUUR ook in een APP voor Android en Apple beschikbaar. Met uw logo en naam komt de APP in de stores te staan. Zo heeft u uw eigen uitzendbureau APP!

De flexwerker heeft met deze APP overzicht over zijn reserveringen, kan gewerkte uren declareren en diverse documenten inzien en downloaden op zijn smartphone. Uw klant kan gemakkelijk de gewerkte uren goedkeuren waar en wanneer hij of zij dat maar wil. Zo komt het salaris nog sneller bij de flexwerker en verhoogt u uw flexwerker- en klanttevredenheid.

Ga ook met uw tijd mee en zorg dat u met uw eigen uitzendbureau APP voorop blijft lopen.

Geïnteresseerd? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden van de uitzendbureau APP.

Functionaliteit 1

Digitale handtekening

Met de digitale handtekening van onlineUUR is het mogelijk om eenvoudig een digitale handtekening te plaatsen onder elk gewenst document. Bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, opdrachtbevestigingen, arbochecklijsten enzovoort. Het unieke van onze digitale handtekening is dat er ook een optie is om het document te laten ondertekenen door zowel de flexwerker als klant. Daarnaast hebben we de digitale handtekening zo doorontwikkeld dat gebruikelijke code (tan-code) niet meer hoeft te worden overgenomen. Hierdoor is het ondertekenen enorm eenvoudig geworden. De digitale handtekening is volledig gratis.

onlineUUR maakt gebruik van de geavanceerde elektronische handtekening. Hierbij is sprak indien de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, zij het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren, zij tot stand is gekomen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden en zij op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking heeft is verbonden, dat elke wijziging achteraf van gegevens kan worden opgespoord. Dit is wat in de technische literatuur een “digitale handtekening” wordt genoemd. Een dergelijke handtekening bestaat uit een bepaalde (digitale) code die met wiskundige technieken wordt berekend.

Projecten

Uw flexwerkers werken op verschillende projecten / afdelingen (kostenplaatsen) bij 1 of meerdere klanten? Dit hebben wij afgevangen in onlineUUR zodat de facturatie in Easyflex op project niveau goed gaat.

Voor uw klanten kan het belangrijk zijn dat kosten die u factureerd via Easyflex gespecificeerd zijn in door onlineUUR verstuurde factuur. Zodoende is het in onlineUUR mogelijk om uren te boeken op projecten. Uw flexwerkers kunnen dus werken op verschillende projecten bij 1 of meerdere klanten. Door projecten binnen onlineUUR aan te maken kunnen de uren correct worden genoteerd en krijgt uw klant een overzichtelijk factuur vanuit Easyflex.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 2

Overzichten

Wilt u weten welke flexwerkers bij welke klanten aan het werk zijn? Of welke uren nog geaccordeerd moeten worden om mee te gaan met de uitbetaling? Dit en nog veel meer vindt u in onze overzichten terug.

De techniek zorgt ervoor dat u als uitzendbureau steeds minder hoeft te doen. Hoe minder er gedaan hoeft te worden des te belangrijker overzichten zijn. Met onlineUUR heeft u in een oogopslag inzicht in wie, wanneer en voor hoeveel uur gewerkt heeft. Daarnaast ziet u ook wie nog uren moet aanleveren of accorderen, zodat u hier persoonlijk nog even achteraan kunt gaan. Wilt u weten welke flexwerker bij welke klant werkt? Of welke uren nog geaccordeerd moeten worden om mee te gaan met de uitbetaling? Dit en nog veel meer vindt u in onze overzichten terug.

Heeft u een idee voor een overzicht of functie binnen onlineUUR? Laat het ons weten want wij werken continue aan verbeteringen en nieuwe functies binnen onlineUUR.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Facturen

De aangemaakte factuur binnen Easyflex versturen wij voor u naar uw klant.

Elk uitzendbureau wil dat de klant op tijd betaald. Binnen Easyflex worden de verkoopfacturen gegenereerd. Na aanmaken van deze factuur versturen wij de factuur naar uw klant en plaatsen wij de factuur in uw factuur overzicht en het factuur overzicht van de klant op onlineUUR. Zo heeft u en uw klant overzicht van welke facturen zijn verstuurd.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 3

Loonstroken

De loonstroken van uw flexwerkers zijn altijd overzichtelijk beschikbaar in onlineUUR. Hierdoor hoeft u nooit meer de loonstroken opnieuw te mailen.

Voor uw flexwerkers is het belangrijk dat zij niet alleen de loonstrook krijgt toegestuurd per e-mail. Maar dat ze ook al hun ontvangen loonstroken kunnen terug vinden en bekijken vanuit hun dashboard in onlineUUR. Dit maakt onlineUUR mogelijk. Wij maken hierbij gebruik van de loonstrook die in Easyflex wordt aangemaakt en door onlineUUR wordt weergeven en verstuurd.

Omdat wij deze data overzichtelijk weergeven hoeft u nooit meer opnieuw een loonstrook handmatig te sturen vanuit Easyflex. Uw flexwerkers kunnen namelijk altijd bij zijn / haar loonstroken en andere documenten. Dit scheelt u tijd en vergroot het werk plezier van uw flexwerkers.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Uren

Eenvoudig kunnen flexwerkers en of klanten de gewerkte uren doorgeven. U bepaald als uitzendbureau het proces en heeft in één oogopslag zichtbaar welke uren in bewerking zijn, aangeboden of geaccordeerd. Zo is ook inzichtelijk welke flexwerker nog uren moet declareren of welke klant nog moet accorderen.

onlineUUR werkt met de volgende procestype:

  1. Medewerker (flexwerker) vult in, klant accordeert (meest gebruikte).
  2. Klant vult in, werknemer (flexwerker) accordeert.
  3. Klant vult in en accordeert.
  4. Medewerker (flexwerker) vult in en accordeert.

Het procestype stelt u in onlineUUR in.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 4

Vergoedingen

Naast uren is het uiteraard ook mogelijk om reiskosten, kilometervergoeding, overuren, vakantiedagen etc door te geven. onlineUUR draait er zijn hand niet voor om.

Naast “gewone” uren kan het zijn dat de flexwerker ook andere soorten uren heeft om in te vullen. Hierbij kunt u denken aan overuren, vakantieuren etc. Maar u kunt ook denken aan vergoedingen zoals reiskosten, kilometervergoeding etc. Dit alles kan worden doorgeven. Wel belangrijk is de type uren zijn ingesteld in de plaatsing binnen Easyflex zodat onlineUUR hierop kan boeken.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Goedkeuren

De ene klant wil dat de medewerkers (flexwerkers) zijn uren invult en hij / zij de uren accordeert voordat u als uitzendbureau het salaris mag uitbetalen. De andere klant wil het weer totaal anders. Geen problemen, onlineUUR kent alle varianten instelbaar per klant en flexwerker.

Zodra de flexwerker aan de slag gaat bij uw klant is het belangrijk om te weten hoe ze de uren met elkaar afstemmen. Wie gaat de uren invullen en wie gaat de uren accorderen. Zodra u dit weet kunt u dit eenvoudig bij de betreffende plaatsing in onlineUUR aangeven.

Binnen onlineUUR kunt u kiezen uit de volgende procestypes:

  1. Medewerker (flexwerker) vult in, klant accordeert (meest gebruikte).
  2. Klant vult in, werknemer (flexwerker) accordeert.
  3. Klant vult in en accordeert.
  4. Medewerker (flexwerker) vult in en accordeert.

De meest gebruikte procestypes zijn 1 en 3. Waarbij procestype 1 het allermeest wordt gebruikt.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 5

Klant omgeving

Uw klant heeft binnen onlineUUR een volledig eigen omgeving in uw eigen huisstijl. Dit maakt dat uw klant inzicht heeft in alle flexwerkers die via u bij de klant gewerkt hebben. Daarnaast heeft de klant uiteraard overzicht van de facturen en kan uw klant uren accorderen / aanleveren.

De contactpersoon die is ingevoerd in Easyflex gebruiken wij als hoofdcontactpersoon in onlineUUR. onlineUUR stuurt deze persoon een welkomstbericht met daarin een activatielink, zodat hij of zij direct gebruik kan maken van onlineUUR. De hoofdcontactpersoon kan vervolgens eenvoudig andere contactpersonen binnen het bedrijf toevoegen in onlineUUR, zodat ook zij toegang krijgen.

De urenregistratie onlineUUR die uw klant ziet is volledig opgemaakt in de huisstijl van uw uitzendbureau. Uw klant kan indien hij daarvoor van u toestemming heeft uren invullen en accorderen. Tevens ziet hij precies welke werknemers bij hem werkzaam zijn en kan hij documenten en facturen terug zien. Uiteraard voegen wij steeds meer handige toevoegingen toe.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Flexwerker omgeving

Uw flexwerker heeft binnen onlineUUR een overzicht van zijn gewerkte uren, geaccordeerde en verwerkte uren. Daarnaast gegevens, loonstroken en reserveringen inzien.

Na het actief maken van uw flexwerker voor verloning binnen Easyflex ontvangt uw flexwerker van onlineUUR een welkomstbericht met daarin een activatielink, zodat hij of zij direct gebruik kan maken van onlineUUR.

De urenregistratie onlineUUR die uw flexwerker ziet is volledig opgemaakt in de huisstijl van uw uitzendbureau. Uw flexwerker kan indien hij daarvoor van u toestemming heeft uren invullen en accorderen. Tevens ziet hij precies bij welke van uw klanten hij werkzaam is geweest en kan hij documenten en loonstroken terug zien. Uiteraard voegen wij steeds meer handige toevoegingen toe.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Uitzendbureau omgeving

Als uitzendbureau heeft u binnen onlineUUR volledig uw eigen omgeving. Dit is niet ter vervanging van Easyflex maar omdat onlineUUR online is, geeft u dit veel toegevoegde waarde. Binnen uw uitzendbureau omgeving kunt u overzichten krijgen van de status van de gewerkte uren, plaatsingen, klanten en flexwerkers. Uw account wordt door onlineUUR bij aanvang aangemaakt. Hierna kunt u zelf eenvoudig collega gebruikers toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om indien gewenst extra portalen aan te maken. Dit is handig wanneer u, voor andere uitzendbureau (intermediairs) de verloning doet.

OnlineUUR kent voor uw uitzendbureau veel handige mogelijkheden. Zo willen wij noemen dat u eenvoudig met uw klanten en flexwerkers kunt meekijken bij vragen. U kunt documenten opnieuw aanbieden voor ondertekening, u kunt uw huisstijl aanpassen en verbeteren enzovoort.

Elk uitzendbureau wordt heel blij van onlineUUR.

Wilt u extra functionaliteit? Laat het ons weten!

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Backoffice omgeving

De backoffice omgeving is de omgeving waar overzichtelijk is welke onlineUUR aan welke administratie of locatie in Easyflex is gekoppeld. Door deze functie maakt onlineUUR het mogelijk dat u als backoffice payrollbedrijf heel eenvoudig uw diensten kunt aanbieden aan andere uitzendbureaus. Daarnaast kun u in de backoffice terug zien welke data er is gesynchroniseerd met Easyflex.

onlineUUR is voor uitzendbureaus ontwikkeld. Echter door een aantal payrollbedrijven is onlineUUR dermate verbeterd dat zowel uitzendbureaus als payrollbedrijven heel goed hun werk kunnen doen met de urenregistratie van onlineUUR.

Dit komt doordat u vanuit de backoffice omgeving meerder onlineUUR portalen kunt aanmaken en deze koppelen aan uw administratie en vestigingen (locaties) in Easyflex. Hierdoor kun u als uitzendbureau en payrollbedrijf voor meerdere uitzendbureaus tegelijk onlineUUR gebruiken vanuit 1 of meerdere portalen.

Vanuit de backoffice haalt u daadwerkelijk de gegevens op. Zodat flexwerkers, klanten, plaatsingen, documenten vanuit Easyflex over gaan naar onlineUUR. Verder verstuurd onlineUUR de uren weer naar Easyflex voor een correcte aansluiting en foutloze verloning.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 6

Reserveringen

In onlineUUR worden de reservering voor vakantiegeld en vakantiedagen actueel bijgehouden. Dit zorgt voor minder vragen over die saldo’s van uw flexwerkers.

Wilt u als uitzendbureau of uw flexwerker weten wat de openstaande reserveringsstand is? Dit kan heel eenvoudig in onlineUUR. In onlineUUR worden namelijk de reservering voor vakantiegeld en vakantiedagen actueel bijgehouden. Dit bespaart u tijd, omdat u vragen over de opgebouwde reserveringen van uw flexwerkers niet meer krijgt, zij kunnen dit in 1 oogopslag zien. Het voordeel is dat ze hiervoor niet hun loonstrook hoeven te openen, een loonstrook is voor veel mensen toch wat lastiger te lezen.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Gebruikers

Binnen onlineUUR kunnen er meerdere gebruikers zijn met ieder zijn eigen rol. Zo kunt u als flexwerker of klant zijn. Dit zal in theorie niet vaak voorkomen, maar onlineUUR is zo flexibel opgesteld dat aan 1 e-mailadres meerder rollen verbonden zijn. In het geval dat 1 persoon zowel klant als flexwerkers is dan kan deze persoon eenvoudig switchen tussen de ene omgeving en dan andere omgeving. Dit kan heel handig en gebruikersvriendelijk zijn.

onlineUUR heeft een prachtig systeem van gebruikers met daarbij rechten. Dit klinkt ingewikkeld maar is heel eenvoudig. Een gebruiker is altijd gekoppeld aan 1 emailadres. Met dit e-mailadres kan de gebruiker inloggen. Een gebruiker kan een flexwerker, klant en uitzendbureau rol zijn. Het kan voorkomen dat 1 e-mailadres wordt gebruikt voor zowel klant als flexwerker. Het mooie is dat u dan binnen onlineUUR 1 inlog hebt op 1 e-mailadres. Dit kan heel handig en gebruikersvriendelijk zijn.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 7

Registratie

Registratie begint bij Easyflex, op het moment dat daar een nieuwe flexwerker of klant op actief wordt gezet ontvangt de flexwerker en / of klant via onlineUUR een welkomstbericht (e-mail) zodat hij / zij kan inloggen.

In het welkomstbericht (e-mail) die uw klanten en flexwerkers ontvangen staat een activatiecode. Met deze activatiecode kunnen ze inloggen in hun eigen omgeving binnen uw uitzendbureau portaal van onlineUUR. Vervolgens wijzigt zich het vanzelf en kunnen ze wel of niet hun uren invullen en / of accorderen. Dit is net hoe het voor de betreffende flexwerker en klant is ingesteld.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Meekijk functie

Belt u klant of flexwerker dat ze er niet uitkomen, dan kunt u bij ons heel eenvoudig meekijken. U kunt namelijk via de klant en of flexwerker de omgeving inzien zodat u ze op weg kunt helpen bij vragen. Dit is super handig.

onlineUUR heeft een meekijk functie, sterker nog u als uitzendbureau kunt bij de flexwerker en klant meekijken en ook daadwerkelijk de uren invullen. Uiteraard staat er dan achter dat wie dit heeft gedaan en wanneer. Belt u klant of flexwerker u op, omdat ze er bijvoorbeeld niet uitkomt? Dan kunt u bij ons heel eenvoudig via de flexwerker / klant in onlineUUR de meekijken in de betreffende omgeving. Hierdoor is het heel eenvoudig om de klant en flexwerker op weg te helpen. De ervaring hiervan is dan ook, super handig.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Functionaliteit 8

Huisstijl

onlineUUR wordt opgeleverd in uw huisstijlkleuren en met uw logo. Hierdoor kan onlineUUR gemakkelijk in uw eigen uitzendbureau website geïntegreerd worden.

Binnen onlineUUR kunt u ook zelf de kleuren aanpassen naar uw huiststijl kleuren en kunt u, uw logo toevoegen.

Dit maakt dat elke uitzendbureau klant van onlineUUR een unieke ervaring kan delen met de flexwerkers en klanten.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Koppeling Easyflex

onlineUUR synchroniseert doorlopend met Easyflex.

Het enige wat u als uitzendbureau hoeft te doen is de gegevens ophalen uit Easyflex en toe te sturen naar onlineUUR. Dit is heel eenvoudig en kan doormiddel van de syncronisatie button. U bepaald hierdoor zelf wanneer de loonstroken, facturen worden verstuurd en wanneer de uren worden binnen gehaald in Easyflex voor uitbetaling.

Zijn gegevens onvolledig aangeleverd dan krijgt u hier uiteraard een melding van.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.

Rapportages

U kunt zelf diverse rapportages maken en exporteren naar Excel of in een PDF. U kunt rapportages maken van diverse urensoorten, projecten, weken, opdrachtgevers en nog veel meer.

Rapportages zijn belangrijk, u wilt namelijk zien waar u staat, wat de omzet, uren etc is geweest. U kunt dan ook binnen onlineUUR zelf diverse rapportages maken en exporteren naar Excel of in een PDF. U kunt rapportages maken van diverse urensoorten, projecten, weken, opdrachtgevers en nog veel meer.

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.